对不起,我的项目管理方法输给了00后

作者: eteams2018-03-08 11:40

团队打天下,管理定江山,在招投标工作中不仅需要好的工作发方法,还需要更简单有效的管理方法。


2018年刚刚开工,小编就接到这样一个客户故事,一位工龄20年的父亲在项目精细化管理上输给了00后,年龄才18岁的儿子,真是既让人焦虑又骄傲的故事。 

讲述者是一位建筑工程小企业的老--张总,工作最常接触的就是招标工作,过年在家聊起工作,刚上大学的儿子风轻云淡的为他整理了一套招标管理流程,张总看过之后感慨,在投标精细化管理这条路上,我们一直防着喝着养生酒的佛系90后,却被神奇的00后不知不觉的赶超了,简直可怕!

小张总说:工程项目招标的方式在国际上通行的为公开招标、邀请招标和议标,在招投标的工作中,招标人发出公开邀请后,投标人需要应标:获取标书—标书制作—交标—投标。


这个时候使用一款合适的办公软件完全可以让投标管理事半功倍,以之前在朋友圈看到的泛微eteams软件为例,可以利用eteams的「项目管理」打通组织应标、团队分工、计划、信息共享、审核、沟通等所有工作环节。不但团队可以在投标这件事上有序的协作,领导也能不断增强掌控能力及时回应,不断增加的投标管理项目甚至能更有效的提高标书的内容和质量。


也可以将投标管理这样常用工作与核心工作生成独立应用,细化分类,在招标信息筛选收集的具体任务中,汇总关联竞争对手、市场调研、反馈收集等所有招标信息。



1
招标信息采集

企业参与投标,首先要做的就是招标信息的采集。对于比较复杂的招投标项目,除了招标公告和招标人邀请招标时提供的招标信息,投标方制作标书之前还需要对竞争对手、市场进行充分调研或收集反馈,这招标信息的跟踪和分析对一份标书的成败意义重大,而且需要及时分享给标书制作人员调整内容。


利用eteams平台只要点开构建好的的「投标管理」应用,按照投标工作流程将工作分类细化,例如将常见的3中招标方式获得的招标信息统一放入“招标信息收集筛选中”,统一管理。领导查看任务就可以看到公司符合要求的所有招标信息及跟踪处理情况。


汇总所有公开招标信息,筛选有用信息建成-子任务


将需要进一步跟踪调研的信息建成子任务,分配给不同员工负责,员工在自己负责的任务中对竞争对手、市场资料进行串联,并充分调研并持续反馈信息,领导透过组织透视可以实时查看公司招标信息采集阶段的工作。



2
投标前的现场勘察

投标信息采集完成后,现场勘察是必不可少的。在勘察时需要根据施工图纸和招标文件的要求,了解当地地方材料价格,材料的来源,运输的路径、运距,等等信息,都需要及时准确的掌握第一手资料。然后对材料价格货比三家,对不同来源的材料价格进行分析,选择合理的单价。

这时候使用一体化的移动办公云平台优势就比较明显了,同样在自建的「投标管理」应用中,将投标信息采集完成的任务拖入第二阶段,现场勘查分组,并更换负责人完成交接。

员工接到任务的同时接受到所有已收集信息和交流记录,现场勘查明白重点,同时外出现场勘查不用再走多么复杂的外出申请流程,直接外勤签到,eteams自动定位;语言无法描述的状况拍照上传,领导和同事及时得到第一手信息,及时回应

同时通过泛微eteams的「CRM」系统不断添加材料、运输等供应商并晚上信息,系统自动记录每次沟通过程,关联供应商给出的报价方案、签订的合同。加强领导的掌控能力,即使员工离职也不会拖延项目进程。


3
投标文件的制作

投标文件的制作是整个应标过程中最重要也是最复杂的一环,投标书、授权委托书、资信证明、强制性履约条件等,投标人要一一作出响应。过程中需要输出大量文件,每一份文件都有各自的规范,还要对过程中每个阶段的文件进行版本管理。


这时,利用同样方法,勘查人员将任务拖拽到下个阶段,交接给投标文件制作人员,投标文件制作人员直接获得之前部门员工留下的知识沉淀积累,并随时可以在任务中直接@同事寻求解答和帮助,资源信息汇总,经验叠加,整整从合作进化为协作。


同时,在知识文档中投标文件范本、参考资料和注意事项,减少无效工作


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从接到招标文件,到标书制作完成,过程中的每次沟通和版本系统会自动能能够保存,直接关联到投标自己具体的任务中,以确保快速呈现特定阶段的工作成果,整个团队的参与成员都可以随时通过任务迅速查阅,缩短沟通半径。



4
标书评审确认

最后,因为标书尤其是最后的报价需要确定包括对业主的标底价的分析、对其他投标人的报价分析和保本红线价的分析。不仅要知道招标人的习惯做法,还要根据自己企业的实际管理水平、市场的实际价格确定工程的红线保本价。这个时候需要经过多次的评审例如技术方案评审、商务报价评审等等。

将对应的任务关联到标书审批中,点开审批关联的相关任务就可以查看到从招标信息收集到标书形成的所有过程、积累的资源、信息和沟通过程,提高审批效率。


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设置审批流程,轻松打通部门壁垒,一次完成所有评审工作。评审中出现问题直接在审批下就可以讨论,并一键进行退回、加签、会签等操作。流程规范了、效率高了、时效性自然提高,才能真正快速响应,规范管理。



这样整个公司的招标管理工作就变得简单有序,领导的掌控能力也自然提升,在自建的「投标管理」应用中不断积累经验,下次遇到同类招标项目时,还可以快速查看之前的沟通记录,利用先前的工作经验、人脉和知识储备,避免了重复工作的同时不断优化投标工作。


张总也是感叹,互联网时代,一个合适的办公平台沟通更简单、知识积累更容易、工作程序更规范,工作效率更高!真的比经验和加班加点的努力工作更容易出成绩。


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