#公司群里除了她全是骗子# 安全和规范对公司有多重要

作者: eteams2017-08-10 10:54


最近,财务被骗的新闻又上了热搜,韶关女财务在所谓的QQ“工作群”里,被老总要求转账48万元,因为同事们的名字、头像都是真的,余女士开始并未怀疑“工作群”的真实性。结果没想到的是,这个看起来如此真是的“工作群”竟然没有一个真正的同事在群里,他们都是骗子冒充的!




万幸的是李女士及时发现了问题,打电话给老板确认发现上当后,及时报警,总额48万元险被骗走的资金被成功拦截。但是,这样的利用伪造公司群诈骗的新闻已经不是第一次上热搜了,2016年6月锡城一家公司的会计遇到在微信群中遇到了类似的情况,女会计被骗136万上了次日的热搜,打开新闻此类相关阅读更是多不胜数!



你有没有想过诈骗集团能盯上自己的财务,除了财务要长点心之外,很可能是证明了公司的信息和工作流程存在很大的安全隐患!看到这样的热搜,不仅财务要长点心,管理者也应该反思公司日常工作流程够不够规范、沟通协作是不是安全,有没有给日渐高杆的骗子可趁之机!



 规范是企业协调统一运转的基本保障


在新形势下保持企业协调统一的运转,修炼企业的可持续发展能力,赢得竞争优势,规范是基本保障!#公司群里除了她全是骗子#热点新闻中的财务能在QQ所谓的“工作群”中相信骗子,说明企业的管理者并没有很好的规范员工的沟通交流工作。大家可以随意通过零散的社交工具进行沟通和工作,才让公司员工如此轻易的相信自己是被拉入了公司的“工作群”。


沟通平台规范

有一个供企业内部员工统一协作沟通、交流的平台,才能从根源排除这种安全隐患:

一方面是因为QQ、微信等常用社交软件相较于专业的办公软件缺乏身份验证等保证信息安全的检验过程,更容易被黑客修改成为诈骗。专业办公软件需要严格身份验证并备有专业保密技术,防止信息泄露。

另一方面是因为专业的办公软件有自己的存储空间,很多蕴含管理学原理的专业办公软件可以做到交流有形化,避免不必要扯皮的同时将优秀处事方法和工作经验保存下来。


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工作流程规范

虽然,这种有文化的骗局时有发生,但是很多网友觉得这样的当都能上很搞笑;其实这样的评论反差,不过是反映了工作规范性执行能力的不同。就像有的网友会说“没领导签字也敢打钱”“有的账号账户都不对打钱是常识”,这就是工作规范和不规范带来的不同结果,有人看了报道还会上当,有人觉得骗局太低级!



以小编正在用的泛微eteams为例,专业的办公软件可以简化规范管理的步骤和需要时间。使用泛微eteams设置好审批规则,按照规范的流程办公,这个骗局就是个笑话,估计都走不到领导那里就要被揭穿!


以#公司群里除了她全是骗子#为例:先不说工作交流可以直接在eteams上不可能出现骗子混进公司群,只说打款的流程:


首先,为了让老板批示的时候一眼看到这个款项花出去的原因能带来的好处,一般都会关联打款的项目和相关客户等资料,方便决策。所以,如果「需要将48万元“保证金”退还给“谢总”」打开审批的项目就能知道原因了,立刻识破骗局。


其次,内部的费用流程的规范管控也尤为重要,常用的审批为了方便工作,会固定流程,严格管控每个费用进出流程及流程阶段中处理人的权限,完全可以确保费用流程的规范性和安全性;


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安全也不可忽视的问题


解决了企业内部管理的规范缺口,内部沟通协作的安全性就显得尤为重要。有一个只有内部员工能统一协作沟通、交流的平台,才能从根源排除这种安全隐患;


公司信息安全

信息安全对每个公司都是非常重要的,如果报道中的韶关女财务所在公司使用专业的办公平台,黑客很难通过她的个人电脑得到公司几乎所有同事的信息,制造骗局!不仅如此,在公司资料信息安全方面,一个专业的办公平台还可以有效防止数据丢失、损坏等问题,有效保障数据安全。


例如泛微eteams就是以高度勤勉、审慎的态度,采取积极合理的技术上、硬件上和组织上的措施:

数据隔离,泛微eteams的每个客户数据使用独立数据库;数据加密,采用最先进通用的MD5数据加密;身份认证。用户级控制策略的认证采用集中式认证,防止非法用户使用系统。确保使用公司的数据安全且仅对组织内的注册用户可用,外界竞争对手等人根本无法访问公司数据。防止信息泄漏、毁坏、受到未授权访问、被误用或被篡改。


另外,eteams随时可以上传附件的功能有效防止公司内部员工成果,如:文档、数据、视频等资料丢失,方便个人安全保存数据的同时还可以通过「查阅情况」、「操作日志」查看操作情况,避免协同工作中出现不必要的扯皮。


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而这些对公司信息至关重要的数据安全保护是泛微eteams提供的免费附加服务之一,无须请专门技术进行维护,也不用为每次的更新而烦恼。注册用户都可以享受持续更新维护服务,保障安全的同时有效减低企业运营成本。


客户信息安全

在保障公司信息安全同时因为人员流动带走客户信息的安全隐患也不可忽视的问题之一,蕴含管理学原理的专业一体化移动办公平台也是可以在办公中轻松解决的。


公司以人为中心——组织权限;上级管理根据公司运营的具体需要分级设置组织工作权限,保障信息安全。以客户管理为例:将「CRM」管理权限分配给销售总监,销售总监可以根据具体工作需要将大客户管理权限分给销售一组主管、成功客户管理权限分配给成功客户服务主管等等,主管再用同样的方法将任务和权限一起分给组员。这样每个人在权限内工作,及时人员流动也不会带走客户资料和公司信息。


公司以事为中心——事务权限;以需要推进的项目或者需要完成的任务为重心设置的事务权限,可以帮助公司员工在保障数据安全的同事畅通沟通协作,例如:公司接到eteams定制需求,建立一个《eteams定制任务》,领导可以将项目安排给负责人技术部门张某负责,张某就拥有除删除任务的其他所有权限;负责人就可以根据定制需要将技术部门的李某、王某设置成参与人,eteams自动赋予参与人一定权限共同工作,并将与客户对接的销售设置为只能了解任务进展和参与讨论共享人,方便打通技术与客户的沟通壁垒。


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有的公司工作平台安全固定、工作流程严谨规范,公司内外部信息安全有保障,看到骗子靠这种信息手段诈骗就觉得可笑;有的公司还没有开始规范化操作,安全意识不强,漏洞多,被骗子盯上后只能怪财务不长心!


这时候您可能需要一款合适的专业办公软件,泛微eteams一站式移动办公云OA帮您解决所有规范和安全问题,公司转型一步到位,流程化、安全规范的办公方式等待您来免费试用!



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