双十一的海尔和小米、百度的PPT事件,文档管理没做好最坑人

作者: eteams2017-11-17 10:34

双十一刚刚过去,各项交易记录不断刷新,公司的好业绩离不开好的市场运营,但是,市场部的同志们加班熬夜找资料加脑风暴之后发错版本了,就吃力不讨好了!今年双十一,从海尔的“把妈妈拖得更干净”到小米的“低配高价”再到更早之前的百度集团总裁兼COO放出了一张错误百出的PPT.......文档管理这件事情,大家真的都需要长点心~


吃瓜群众在网上各种调侃各种欢乐时,有的公司默默换上了新广告,有的公关出来辟谣:我们放错PPT了!作为一个粗心的市场运营,我是相信的!毕竟很多文案、策划、设计都知道:正常情况下,最终版确认之前,都是有n个修改版的。



但是出现这种对外宣传的重大事故,还是说明在文档管理这件事情上需要长点心,不管对外宣传图片还是演讲用PPT,既然是未完善版本,就应该封锁住所有流出的可能性。说起来容易做起来难?可以试试使用泛微eteams办公云平台来协同办公,管理文档!我们一般是这样做来管理文档减少人为失误的!


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有序录入


首先,我们确定管理思路是:分门别类!所谓“分门”就是在「知识文档」中分“部门”归档所有需要文件。例如:建立《市场运营部》、《销售服务部》、《客户售后部》等部门文件夹,将需要自己部门需要资料“分门收录”,并灵活设置是否可见、是否可新建、是否可下载等等不同权限。


所谓“别类”就是在「知识文档」中按照文档使用功效、文档性质、文档内容等等因素分类创建文件夹,“别类收录”。例如:建立《客户需求及反馈》、《标准化工具》、《公司规章与重要通知》等等存放公司所有部门可以利用的资料,并灵活设置权限。

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另外,所有文档都可以通过“操作日志”查看操作情况,如果最终确认版意外出现问题,可以通过“操作日志”找到问题所在,明确权责,避免不必要的扯皮!


2

版本管理


其次,还要做好每个文档的版本管理!哪个宣传资料没有经过千锤百炼,历史版本辣么多,你不能指望同事还是领导像你一样知道的清楚,稍不留意,同事可能就发出了有bug的宣传图片!


我们是将需要制作的图片在相关项目中建立任务,分版本上传,例如:设计在「2017年双十一活动」项目中建立「11.08预热宣传图片」任务,然后上传制作好的图片,将所有参与同事例如:策划、文案等同事设置为参与人。


上级和同事看到图片后发现问题在「评价」中沟通,设计就可以根据沟通结果上传不同版本。常见文科点的传初版、成型板、最终版、最最最终版、真的是最终版;理科点的v1.0版、v2.0版、v3.0版、v4.0版.......vn.0版

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另外,不同的版本肯定有许多原材料,每次上传版本时可以同时上传原材料;这样每个阶段的讨论过程到成型稿件,及所有相关资料就自动汇总在一起!


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查找方便


再次,文档查找要准确且便利!不管是同事还是领导,每天也有很多任务,尤其是大型活动时,让同事和领导去找,不仅仅是麻烦还很容易使用错误版本!所以我们要做的是,将最终版交接给同事或者领导,并通过权限设置杜绝历史版本流出的可能。


例如:设计完成「11.08预热宣传图片」任务并确认好后,直接将图片上传到新媒体运营的「双十一全渠道推广」任务中;新媒体运营只能看到最终确认版,没有权限查看设计任务,避免历史版本流出。同时,所有需要资料汇总在自己的任务中,不用跨部门沟通一个或者几个设计,沟通索要宣传资料。打开自己的任务,按照自己的宣传计划可以直接使用最终版本。


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另外,除了上诉在活动运营中的查找使用,在日常工作中,当我们需要查找历史文档时,由于泛微eteams会自动记录沉淀所有文档,所以,我们可以:


通过“全文检索”搜索权限内所有相关文档;


通过导航列表精准搜索需要文档;


通过任务、客户、项目等直接查看相关联的所有文档



这样,不但解决了公司文件比较分散,不好统一管理;历史版本和讨论过程难保留等文档管理问题,方便资料查找之外,还在一定程度上保证了对外宣传物料的准确性。同时,因为文档在项目中也起到规范行为、沟通信息、记录活动、传达意图等作用。因此,不仅仅是运营部的小伙伴,需要做文档管理的项目负责人也可以参考看看。






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