设计院案例 | 甲方nue我千百遍,我待甲方如初恋

作者: eteams2018-05-15 14:19

在设计行内流行一句话:甲方nue我千百遍,我待甲方如初恋,有朝一日当甲方,nue尽天下设计院。在设计行业,甲方就是一个独特的存在,可真是苦了乙方狗啊。


                 


在设计院中最核心的工作都是围绕着各类设计项目展开的,每个项目从与甲方对接上开始,项目负责人需要经过较长的过程来跟进,在较长的项目跟进过程中,项目负责人需要对接的事项繁杂,甚至有些项目负责人可能同时跟进多个项目,中间也会存在很大变数,要全盘推进好项目的诸多事项,协调好内部协作队项目负责人来说是个头大的事情。每个甲方爸爸都让项目负责人抓狂又不失尴尬的微笑。


广西某建筑设计院(应客户特殊情况保密公司名称),前几年还在愁项目管理存在着很多问题的他们,现在又是如何做好甲方爸爸服务的呢?重点在于项目的全过程信息化管理!


项目洽谈,准备阶段
  • 与甲方对接上后,开始项目洽谈阶段,项目负责人建立甲方客户的客户卡片信息,把获取到的甲方信息进行完善,尤其是甲方可能会存在多个对接人,具体负责人及决策人信息需要做好管理和判断。

  • 并开始项目立项,按照甲方明确的设计期限安排进度和完成时间进行立项安排,考虑到多工种的配合与协调,项目中必须要明确每个设计任务和要求,如使用性质、功能特点、设计规模、等级标准,并当面进行沟通确认;



  • 将甲方客户卡片关联到项目中,把与甲方沟通的需求点和要求,及时反馈到项目中,让即将参与的其他人员,特别是院长同步了解到洽谈的具体进度

  • 有时一个大的项目洽谈阶段可能会有一定周期,这中间免不了会有商务宴请、出差拜访等,所涉及到的出差申请流程、费用报销流程时可关联到具体的项目,便于整体项目后期的整体投入评估;



 (免费体验)


方案设计,项目投标阶段
  • 洽谈顺利的话,接下来就是方案阶段,为投标做准备,一个设计方案的完成要涉及到设计师、结构工程师多个专业人员的配合完成,这些人员都可作为参与人员加入到项目中;

  • 设计师做了哪些事情,同时对接多个项目时,每个的完成时间是什么时候,这些除了当面的多次沟通讨论,更需要在项目中根据每个人做的事情,完成的时间,消耗的工时形成具体的权责工作计划;



  • 修改和确认的设计方案可能会涉及到多个设计施工图,及时更新到项目中,项目负责人才能把握整体进度,同时设计稿通过文档建立专门的设计方案库管理,便于下次的查看和使用


(免费体验)


项目合同签订阶段
  • 项目投标成功后,进入项目合同签订阶段,每个项目的进度安排时间、报价等都不同,重要信息除了副院长、院长、主任,甚至还要法务进行确认,需要确保流程合理管控又不影响流转效率;

  • 在审批中建立项目审核流程,项目负责人在提交流程时上传好项目的合同,关联好甲方客户信息,关联好对应跟进的项目,这样到了院长审批、设计总监审批、法务审批、财务审批都能确保快速掌握项目的情况,完成审批处理;

  • 灵活的设置各节点的处理机制,比如院长不在情况下可以委托给助理,副院长觉得项目需要再加人审核可以增加会签人审批处理人只要有手机在也能利用很多时间快速处理掉审批,这样既能确保在流程中灵活应对,还能做好严格把关;

  • 项目负责人对于整个流程的进度也可以随时查到,然后与乙方保持联系沟通;


(免费体验)


项目实施工作计划阶段
  • 实施阶段设计人员及项目负责人可能需要出差,当面向甲方进行设计说明及技术交底,核对现场施工实况等,现场直接可以通过手机将现场实况汇报到项目中,出差涉及的流程都可以关联到跟进的项目中全面管理

  • 如遇到现场实况提出需要对设计图纸进行修改和补充时,也可以进行与内部项目小组成员及时沟通修改,保持内部协作配合的高效

  • 为了取得预期效果,设计人员和项目负责人必须抓好设计各阶段的环节,充分重视设计、施工、材料、设备等各个方面,这些材料供应商的合作,报价等信息都可以关联到具体项目实施任务中,确保整个项目全过程信息化的管理。

(免费体验)


项目全过程信息化管理

 整个项目中每个环节的信息都不能断层,对外更多的掌握甲方的信息和需求,对内快速的进行工作流程的确认,有助于赢得优势。特别是对于这类行业领导、项目负责人多半不常在公司,通过多端口实时同步项目洽谈进度。如果是大型重要项目,关系到信息的安全,还可以对项目进行权限的设置管理。

他们就是这样通过项目与客户、项目与审批、项目与文档的协同,全过程信息化的管理好了项目的整个推进过程。你也有类似的需求的话也赶紧了亲身体验一把吧。

甲方爸爸的要求就是圣旨,甲方爸爸可以随意发言,所以对于甲方的需求变化不但要能及时反馈同步,内部做出及时响应也很重要。


下载 登录 免费启用