eteams助力物业管理把社区服务做到家

作者: eteams2016-08-12 14:46

随着城市建设的发展,各种住宅、商业大厦、办公大楼、标准工业厂房以及住宅小区日益增多,它们在交付使用后,都面临着管理、养护、修缮的问题。原有的房屋管理模式,早已显得落后了,不适用了。


因此,众多物业公司都在借鉴国际经验,推行社会化、专业化的管理模式。而北京茂苑物业管理有限公司就是这之中率先吃螃蟹的人,他们借助于eteams办公协同软件的力量,化腐朽为神奇,把原本繁琐的社区服务做到如春风拂面般温暖,并融入到每位业主的家。


1
熟悉业主情况,服务更给力



想要做好物业服务,最基础的一步就是熟悉业主的情况。茂苑物业同时管理3万名业主,想要做到对所有业主都了如指掌,实在是一个难题。因此,他们转换思维,利用企业管理客户的模式,运用eteams的CRM模块,记录每一位业主的联系方式、居住门牌号、家庭人员等基本情况,这样服务起来也会更给力。


例如,12号楼302住着李先生一家,养了一只金毛,所以李先生遛狗的时候物业会提醒他们宠物粪便的处理问题;

再如14号楼1001家业主经常将垃圾堆放在楼道内,物业客服人员会上门提醒业主注意这一问题,而日常中保洁人员会多留意10层的楼道卫生情况。


从业主入驻之日起,将业主与物业日常交往中所有的接触点都记录到软件中,因为只有了解业主真实情况的服务,才能做到有的放矢的同时温暖人心。



2
难题及时搞定,服务更效率



在没有使用eteams管理之前,茂苑物业管理业主的建议问题一般都是采用纸质记录的形式。记录下来后,再转给专人去负责。这样很容易就出现了事情一多,转达不及时甚至忘记转达的情况,结果业主会产生不满情绪。


而启用eteams之后,服务效率是直线上升!茂苑物业将业主的反馈问题分类分为“入户维修”、“工程维修”、“第三方维修”等项目,每个项目都添加服务维修人员为参与人。


举个例子:

当物业接线人员收到业主的维修请求如28号楼6楼道灯坏了,她就会在eteams的客户联系记录中记下这条,然后一键转任务,并将这条任务按照项目类型归入“工程维修”中,并指派给电工师傅作为参与人去上门更换。


这个时候,工程师傅的手机上会收到一条消息推送,他看到后带上工具上门,修理好后会在任务下写明“修理好”等字样。接线人员看到该任务的反馈后,会电话回访业主,如果处理结果满意,就会将任务标记完成。

这种任务处理方式操作简单,只需要回复几个关键词就可以执行,即使基础服务人员文化水平不高,也可以轻松搞定。

此外,处理问题的效率也大大提高。无论维修人员身处何地,只要收到消息提醒,他们就可以行动起来,深受业主好评!



3
收费快办事妥,服务更到位



以往去物业缴费办理事情,要等好几个工作日才能出结果,但是现在几十分钟就可以搞定,业主大为满意!


举个例子:


每个月都会有很多业主来到物业管理中心办理停车缴费手续。他们先去客服部报批,表达自己需要停车位或是停车位续费的需求。客服人员验资完成后,登录软件录入《车库停车手续办理单》,包括:房间号、联系方式、车牌号、停车位等基本信息,并办理收费手续。


申请几秒钟的功夫,财务就已经收到了这张审批表单,会仔细核对表单内容和缴费情况。


核对无误后,审批就进入下一环节:工程部审批。工程部会根据表单信息录入车牌号、做停车登记手续。在工程部完成后点击“同意”按钮,并留言手续已完结。至此,流程全部结束。





原本需要忙活一天的停车位申请,现在只需要短短几分钟。不仅省时省力,而且数据有存档,资料有保存。某天需要,可以随时调取查阅。




4
内部管理严苛,服务更严谨



想要服务好业主,茂苑物业认为首先内部管理得跟上。因此,每次入职新人,都会进行一系列培训。但是培训资料那么多,包括各类法律法规、小区物业管理规范、预案表格等等上百个文件,如果全部逐一发给新员工费时费力。因此,茂苑物业采用eteams的文档功能,把需要学习的文件全部上传到培训文件夹中,共享给新员工。



新员工看到文件后,可以每天打卡学习,在“反馈及评论”区留言填写学习进度。这样,每个人的学习情况上级了如指掌,而新员工学习起来也更有条理毫不费力。

这样系统化的学习培训,让茂苑物业的服务和管理水平更上一个台阶!



5
消息发布及时,服务更好评



现在,茂苑物业的信息统计也更为准确、系统,这得益于eteams的表单功能。


例如《业主/业户满意度调查表》、《对外通知收发管理记录》等等,都是通过表单功能实现。只需要简单拖拉控件,3分钟的时间就可以搞定一个活动报名或问卷调查。而表单的外部分发功能。报名及问卷信息收集上来之后统计也方便,可以直观地分析得出结果。



借力于eteams,茂苑物业架起了一座与业主直接的沟通桥梁,不仅提升了平日里的沟通效率,更拉近了彼此间的联系。未来,茂苑物业的服务还会深化和细化,让业主真正感受到一颗服务的心!


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