作为领导,你该如何高效的委派工作?

作者: eteams2016-10-25 11:39


乍一看这个标题,很多领导都会不服,委派任务谁不会啊,不就交代给小张、小李去完成就可以了。

可是说起来简单,但是做起来难,因为领导往往希望自己能够掌控全局,所以事无巨细、亲力亲为。可是这造成了很多企业里,领导做得比谁都多,辛苦不已,员工却觉得自己无事可做、进步空间狭小。


著名的二八法则告诉我们,往往20%的事情,产出了80%的结果,所以作为领导的你,只需要专注于这20%的能为公司带来最大利益的事情。通常说来,这些事情也只有你能够胜任。你需要做的是将其他事情委派给员工去做。试想一下,如果比尔盖茨每天专注于windonws哪行代码出了错,surface book该用什么配色,windows phone该做哪些改进,那么微软也不会有今天的伟大成就。




事实就是这样,只有将任务委派给其他人,你才能将时间节省下来,专注于那些能带来最高效益的工作。然而,如果委派不当,结果将会是工作没有完成或做得很差,那你可能需要花费更多时间和精力去处理这个后果。因此合理委派工作是至关重要的。



以下几个步骤帮你更好地完成工作委派:



1
 找到合适的负责人和参与人



很多工作完成不好,是因为用人不当。所以在任务的最开始,就应该确定好能负责这个项目的个人,并且根据这个员工的性格特点和工作能力,为他匹配相应的参与人。


比如小张点子多,小王组织能力强,那么这次线下活动就可以交给小张去做创意策划,小王去做现场执行。



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2
将工作交代清楚



下一步是将工作交代清楚,包括工作是什么,需要交付的东西,完成日期,以及为什么需要做这项工作。如果你草率处理这个步骤,只简单交代“在这个日期前把这件事完成”,那你可能得到不满意的结果。有的时候,可能你以为你口头表述清楚了,但是实际完成的结果又与预期不符。


例如,举办这次线下活动,你可以需要小张想出一个符合营销目的的活动主题,小王联系会务公司,小李负责活动采办。这些事情是没有办法三言两语表述清楚的,这个时候,你可能需要借助于一些任务协作软件的力量,去记录下你的任务内容和完成日期,让参与的员工在做得过程中可以随时对照需求,减少出错的概率,也避免任务的拖延。



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3
考虑如何完成



并不是任务布置好了之后你的工作就完成了。你还需要和这项工作的负责人、参与人一起考虑任务过程中可能遇到的难点,以及该如何处理。有好的方案,你可以及时以附件的形式共享给他们,有新的思路,也可以及时反馈。



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4
跟踪并展开反馈



为了确保任务能正确完成,你需要在固定的时间节点,及时监控上报结果。


例如十月初查看场地预定好了没,十月中旬查看物品采购结果,十月底查看客户邀约情况。可能这些情况,每个参与人都比你清楚,你追踪起来还得一个一个盯着问,特别麻烦。


这个时候如果有eteams在手,你直接通过任务列表就可以随时知道事项的进度情况。比如打开app你就可以知道哪样东西还没来得及采购,了解活动场地将于哪天签合同。如果在这个过程中遇到了问题,比如某个活动礼品缺货,你可以赶紧@负责人给出PLAN B,顺利度过危机。



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5
评价员工表现



有效委派任务的最后一步是评价员工表现。很多企业家和公司老板都忽略了这一步,并因此深受其害。即使员工做得不错,你也要向他们解释为什么这次的工作做得很好,这样他们才会在下次工作中表现得同样出色。你需要告诉他们是否还有完善的空间。比起毫无反馈,人们更喜欢收到少许负面反馈。因此,讲清楚哪里很好哪里尚且欠缺,你会在员工身上不断得到更好的结果。



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最后,你需要明白,在第一次委派任务时,你可能需要比你亲自去做这份工作花费的时间更长。然而,一旦你成功把这些工作委派出去,你就可以永远摆脱这些琐碎的事情,能有更多时间来发展公司,而不是简单地维持其运转。




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