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掌握这5招,采购管理效率猛升80%
作者:eteams

对于任何企业来说,礼品采购工作永远是一个痼疾。中秋将至,很多企业应该正在或已经经历完了一次“扎心”的采购之旅。


借助泛微云OA,从采购需求发起,人员职责划分、预算确认,供应商选择、采购合同签订,下单订货,付款直至验收入库、人员领取,形成礼品采购业务的全流程闭环管理,跟着小编详细了解看看吧~


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01

标准划分采购成员职责


拿企业中秋礼品采购来说,涉及的人员及部门众多。例如人事需要确认具体人员名单,方便确认大致需要的数量;行政部门需要联系采购并进行礼品筛选;财务部门需要对采购费用进行审批.....

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借助泛微云OA,使用【项目】应用将每个人员复杂的事情具体明确下来,方便彼此间的协同。并且在后续礼品采购过程中,有任何疑问,可以便捷移动多端沟通协作,保证采购过程的正常推进。


02

礼品采购立项与预算审批


采购源于需求,根据人事确认的大致人数,相关采购负责人须提前报备,并在系统提交【采购申请单】,明确好采购数量,总费用等情况。

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系统会根据设置好的审批流程分别由相关上级领导等人员进行审批,审批过程中,可以合理调整费用情况,并根据提交的情况确认最终的费用情况,方便采购负责人后续开展相关采购工作。


03

选择供货商与签订采购合同

报销的最后一步当属归档了,泛微eteams系统,支持与金蝶精斗云系统对接,直接将企业内外部报销数据进行智能化关联,生成财务凭证。


1、供应商选择

采购预算和立项审批通过之后,由采购负责人根据要求完成后续的采购。无论之前是否有过类似礼品采购的经验,从供应商库中,根据采购的物品种类、价格预算等从中可以快速筛选已有的符合条件的供应商。

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如果之前的供应商不符合要求,可以从市场上寻找符合标准的供应商,并将信息同时更新到供应商列表,后续的采购内容也可以同步记录,方便查看。


2、签订采购合同

采购部门与供应商就产品价格等各方面达成一致后,可以在OA中发起“采购合同申请”。将付款方式,交付时间等各类款项详细记录,交由企业各级领导确认。最终确认完成后,也无需邮寄,将确认好的合同,一键发起线上签订,方便又高效。

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3、合同付款管理

合同签订完毕后,给供应商下相关订单,并且企业按照合同中的规定进行付款。针对有分期付款的情况,借助系统可以合理设定分期付款计划与付款提醒。系统中可以清楚了解到已付金额是多少,未付金额剩余多少以及合同截止日期等,管理更规范。

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04

礼品验收入库及人员领取出库管理


1、验收入库

采购物品到货后,由采购负责人提交流程验收最终成品,并将相关入库产品通过规则库自动同步至企业物资库存表中,便于仓库管理人员进行后续盘点确认。

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2、员工领取出库

产品到货后,根据每个部门的需求,提交领取审批表进行礼品的领取。系统随时随地可以查询到每个人员领取的时间及具体数量。而且通过规则库,也能实现礼品物资自动库存更新,避免管理混乱的情况。

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05

多维采购及人员领取数据报表


采购完成后,借助泛微云OA系统,你也可以将礼品采购业务执行与管理过程中产品的所有信息生成多维分析报表,如下图所示:

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此外,除了多维的统计报表,你也可以逐个查看采购相关的数据,包括各采购申请列表、出入库领取列表。

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综上所述,通过泛微云OA对各类组织的采购业务进行全流程精细化管理,通过各个采购环节的规范表单与流程的操作,既可以在事前规避掉隐性风险,在事中进行全程跟踪,又可以在事后多维分析。如果你也有类似管理需求,快来注册免费体验吧~


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