不止是“企业网盘”

作者: eteams2019-02-25 09:22

时间对每个人都是公平的,一天24小时,总统不多一分,乞丐不少一秒。


但现实情况是,在同样长的时间(比如8小时),同样多的任务(比如10个),能力也相当的情况下,甲可以完成9件,乙只能完成4件。


为什么?效率不一样。


之前小编总说泛微eteams可以提高工作效率,“如何提高效率?提高哪些效率?”,你总会有各式各样的疑问。那今天,我们认真的谈一谈,使用知识文档,如何帮助提高你的工作效率。



使用泛微eteams知识文档:


提高文件管理效率,缩短整理、查找时间;

提高团队内外协作效率,节约沟通时间;

提高企业人员管理效率,降低运营成本。


实际的来了,且听小编一 一道来~




01
提高文件管理效率



通俗点说,泛微eteams知识文档就是一个“企业级的文件协同网盘”,其首要目标是帮企业或是个人管理好文件。


使用泛微eteams知识文档进行文件管理,就像在本地电脑上操作一样,学习成本几乎为零。清晰的文件目录,文件的层级关系一目了然,日积月累,形成企业专属“知识库”,为企业沉淀员工的文档内容,供团队成员共享使用查看。



其次,使用泛微eteams知识文档,可以在多个设备、端口(APP、企业微信、微信服务、H5)同步文件,数据实时同步,随时随地随取随用。通过全文搜索、标签、预览缩略图等的方式,也能快速查找到你所需要的文件,大大提高了查找效率。



02
提高团队协作效率


如果说文件管理是提高效率的基础,那么通过文件进行的内外部的团队协作就是提高效率的上层建筑。


在企业内部协作时:


之前,要发送一份公司的部门的PPT、计划书,大多是通过邮件群发,抄送给企业相关人员。发件人要先把文件上传到邮箱,收件人要先从邮箱下载,才能看到。


而在泛微eteam知识文档中,文件只需一人上传,其他团队成员就能收到系统消息提醒,无需下载,点击文件可直接预览,文件可以是文档、ppt、设计稿、工程图纸等。



查看时,如果对某处内容有建议,可以直接评论沟通,无需反复传文件,更有效的关于文档内容的沟通,效率怎能不提高?


① 手机预览文档

② 文档反馈



再次,涉及企业内外部交叉协作时:


可在文档外部分发共享时跟进协作对象有差别的设置不同查看及共享权限。


例如,你们是甲方公司,现在要和乙方合作一个设计项目,在泛微eteams上建立了一个共同文件夹,供双方使用。当内部协作设计内容初稿确定后,可通过外部分发的方式将文档共享给乙方查看。这时,为了保障文档数据的安全,可通过指定外部联系人查看的方式分享


立即体验


当后续文件有调整时,无需重复传送文件,乙方人员再点击之前的了解进入文档时,就能看到最新的文档,大大提高了服务体验,外部协作更舒心。



03
提高企业人员管理效率



在泛微eteams知识文档,企业管理人员可以集中管理员工的文件、下载查看等权限。




所以,无论员工是休假、请假、或是离职,都能通过一键交接,进行文件转移,也不用担心文件丢失的情况。此外,如果文件遭到恶意毁坏,企业管理员也可以随时恢复。并且文件的每个操作都会形成日志,在需要之时可供回溯,方便快捷,安全有效。



04
结语



由此看来,使用知识文档来管理企业各类文档,不光光只是管理上的便利,更能方便企业内外部的协作。而且管理方便,各类广泛的权限设置大大保障了数据的安全。这么实在的好处,你确定不试试?


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