用专业管理反击:行政不是打杂的!

作者: eteams2019-06-26 18:54

企业的行政人员,每天都要处理一堆繁琐杂碎的事情。而泛微eteams里的一些应用就能帮助行政人员快速整合并高效率的实现管理,通过系统的协同和自动化,让行政工作更轻松,一起看看吧~



1、办公用品管理


企业需求分析办公用品领用情况混乱,人工管理统计难、采购时间不好把控


eteams解决方案

通过表单电子化记录好办公用品的信息,并通过审批搭建【办公用品申请和采购应用】,形成流程化的领用、采购,自动化管理库存,采购更及时



亮点功能:


无需人工维护、库存信息自动更新

员工领用后的物品库存减少以及采购后库存增加都可以通过规则库自动完成更新,无需行政人员人工再维护,节约了整理时间,计算也更准确。


不用人工每天盘点,采购也能很及时

可灵活配置,当物品库存数量低于某个值时,系统会自动提醒采购人员进行采购,节约了每天盘点的时间,采购计划安排妥妥的。

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2、资产移动报修


企业需求分析在一些工厂或者生产型企业,经常会产生大量生产、办公设备保修的需求,上报快、响应快、才能满足现代化办公效率。


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借助移动端随时可以填写资产维修的申请,不用担心找人难的问题,而且后续所有的审批流程清晰可见,甚至可以通过催办要求更快响应。



亮点功能:


上报简单、快捷

无论是何种资产,坏了之后随时随地通过移动端就可以快速填写申请,系统可根据维修产品的类型自定义维修流程,不用每次行政再各种繁琐的沟通安排人员维修,提高响应效率。


处理过程清晰可见

提交完成后,可通过查看流程状态了解到审批处理的进度,让行政摆脱每天被问何时、何人去维修的情况



3、公章、证件管理


企业需求分析:各类资质证件使用混乱,乱用、滥用、忘还、丢失的问题严重,管理无规范,需要明确审核好具体用章人、归还时间等信息。


eteams解决方案

通过表单电子化记录好企业公章信息,并通过审批搭建【用章申请和归还应用】,形成流程化的借用、归还,实时监控各类证件状态,合理用、及时还,优化使用。



亮点功能:


灵活的配置人员审批流程

由于不同的公章保存在不同人员处,在配置对应审批流程时,可根据借用公章类型的不同灵活配置对应审批人员,避免出现审批混乱的情况,也能更严格把控用章的借出审核。


所有借用、归还信息一目了然

整个企业的证件必须通过提交流程才能借用、归还,能清楚的在系统里查询到哪位员工、为什么、什么适合借用、归还的公章,都有记录,查询方便。


证件使用状态自动更新

人员借用、归还了对应公章后,可通过规则库实现自动同步表单中的证件状态,实现申请人自助式查询公章状态,不用行政人员每次重复解答疑问。



4、会议室管理


企业需求分析没有集中的会议室展现和管理,人员使用混乱,员工抱怨没会议室可用的情况难协调。


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借助会议室管理应用,将企业所有会议室信息录入系统。人员需要使用会议室时自行安排,方便彼此知晓会议使用情况,合理协调自己的时间。



亮点功能:


会议室管理更透明

在系统里就可以完整记录会议室的详情情况,包括地点、容纳人数、设备等情况,员工自助式的查看,行政人员节约了很多人工答疑的时间成本。


会议室资源合理利用

会议室使用情况清晰明了,员工可根据时间自行合理计划。出现时间冲突时,员工可自行联系对方进行时间的协调,避免行政第三方夹在中间,左右为难。



5、消息通知及确认


企业需求分析内部会议或团建等需要内部通知或确认的时候,行政人工统计异常麻烦。


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借助【公告】应用,针对不同的人员,可以设置不同的内容,一键快速通知。对参会情况的确认,只需通过【日程】回执,系统自动确认,提高行政人员的办公效率。



亮点功能:


无需邮件、电话逐个通知

不用每次导入需要通知的人的信息,通过公告可根据部门、人员等灵活设置通知人员,而且通知内容支持图片、链接、附件等。


 会议确认一键搞定

通过日程回执确认人员是否参会等,无需行政人员逐个人员沟通,系统自动统计查阅、回执等情况,大大节约了沟通时间。


以上就是我们为大家整理的一些可以辅助行政人员更高效工作的应用。当然,eteams还支持企业根据个性化需求搭建专属行政应用,欢迎大家多多体验~


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