苏州高铁新城:既然规则不能变,那我选择改变自己

作者: eteams2019-11-16 00:10

苏州高铁新城大数据产业发展有限公司是一家大数据产业园区运营商,是致力于推动相城区大数据产业发展的国有企业。


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和我们绝大部分的国企用户一样,寻求规范是他们工作的第一信条。因此,高铁新城合作泛微eteams:旨在打造现代化国企管理制度


国企所有制度的颁发离不开:红头文件。也因此,高铁新城的OA,从公文管理开始。


OA改变一:红头文件签发管理


【场景】红头文件的每次编辑,打印传阅都需要事先WORD格式将间距、字体大小、颜色调整至国家规定的标准红头文件标准,十分麻烦容易出错。而下发的公文,还存在传阅效果无法监控、重要文件甚至还存在外泄的隐患。


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✓ 解决方案:


step1)OA搭建的“红头文件电子生成器”应用,固定了文本的输入的条目,管理者只需要往里填具体文件内即可。


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step2)电子传阅代替人工。用流程审批的方式控制文件传阅,灵活控制具体接收的部门。


step 3)中转权限管控,控制每个查阅人的 “不可打印”的设置,搭配OA 24小时制的网络操作日志监控。保证了文件中途流转的不外泄,还能随时检验查阅效果。


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step 4)打印模版的一键生成标准化公文存档。上文提到的国家标准格式,通过打印模版的设置,帮助高铁新城一键完成红透标准格式,交规档案管理员保管。


OA改变二:用印规范管理


【场景】高铁新城的用印相比于其他一般企业会更加频繁以及要求严格,公章种类的繁多、用印地区的分散,用印场景频繁,导致了大家常说的“国企流程慢”。


✓ 解决方案:


OA给了高铁新城,电子化流程智能判断+电子签章管理双管齐下的解决办法,给了用印管理一个全新的视角。


举例


分公司业务员提交合同用印申请,流程根据所属分公司自动匹配直属上级审核,根据业务金额,自动判断是否需要业务总监审核。而于此同时,在业务用印审批中,财务、法务属于同级别的审核程序,“会签”实现流程的并发效果,极大的提高了用印审批的我效率。


电子签章景上添花


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在用印的审批的过程中,搭载了目前广受欢迎的“电子签章”应用,在线调用各地的印章,各类印章,有效安全的管理,没有萝卜章。而线上印章的管理,帮助了员工随借随用的用印梦想,不再被实体章唯一性消耗大量的处理时间。


OA改变三:物资高效盘点


【场景】物资的库存管理,是很多大型企业都有的问题,人工管理的方式,对于国企来说,缺少了该有的透明度。


✓ 解决方案:


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“库存清单、采购清单、物资申请单”3表联动,形成智能化的出入库独立应用,采购完成,库存自动增加、使用申请批准,库存自动减少,所有数据全程记录在系统中,让新城高铁的物资管理完成了充分自动化的转变。


未完待续

END


高度规范是国企不变的特色,但加入了OA的基因,规范还是规范,但执行规范的方式让高铁新城的管理更添了一份别样的灵动。




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