知识产权企业的管理,到底在管什么?

作者: eteams2019-12-09 15:28

知识产权企业是服务型业务内容,主要帮助客户完成专利、商标、版权等的知识申请和维护工作。


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在这类企业中,你是不是和小编初印象一样,认为OA的主要作用在于“日常行政工作”以及“知识管理”两部分?


但其实,在整理泛微eteams目前服务的100+知识产权企业使用情况,发现,这类企业,OA解决的最大协同问题是:合同管理。



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业务场景:


员工先领取纸质合同,与客户签约,签约前需发起合同审批,由总经办同意后才能正式签约,签约后安排人员进行事项办理,并需要客户的部分档案资料,在办理事项中产生的相应费用需使用借款或报销,并结合收款实时查看各合同的收支金额。


需求点:


  • 纸质合同管理

  • 合同审批及变更(合同信息、合同状态)管理

  • 合同办理计划及进度管理

  • 合同收支管理



02 OA的“合同管理”之道)



1) 纸质和电子合同的串联


在大部分的企业中,目前还没有做到完全规避纸质合同,尤其是在与外部客户签约的过程中。


但为了高效协同的推广,合同的审批已经在内部开始以电子化方式被认可,这就天然阻隔了合同线上、线下的融合管理。而OA两个步骤做到了将两者的串联。


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  1. 第一步:根据业务内容,形成线上、线下统一的合同分类:专利服务合同、商标服务合同、版权服务合同;纸质和电子统一的合同编号,从而实现线下合同签约,线上审批的精准配合。


  2. 第二步:通过合同应用的自定义字段,将每份合同的“金额变量”、“变动条款”通过应用必填项实现控制。


打破纸质合同和电子合同的界线,快速推进合同审批工作的同时,让纸质合同为销售工作有效留底存档。


2)合同的唯一性控制


合同管理的重要部分——合同变更。合同作为商业机密,不允许任何擅自的篡改,而纸质合同时代,盖过章的合同经常出现假合同、假章的现象,严重损害企业利益。


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而OA带来的电子管理时代,合同信息的变更,会自动生成审核,根绝线下签约,线上审批的原则,擅自篡改信息的合同,无法形成与线上的匹配,从而保证合同的唯一性和有效性。


3)合同的期次管理


文章开头的第三个需求,转化在合同管理中,就是回款的期次管理。合同签约完成后,业务人员需要长期追踪合同回款情况,知道客户全款付完。


但是通过人工excel表来记录,那个客户回款多少,剩下的什么时候回,数量少还好,一旦多了,就显得十分的麻烦。


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而OA,实现了每一个客户合同信息的对照管理,自动汇总回款信息,回款期次安排一目了然,,回款管理更是自动统计业务人员手中的所有合同回款情况,不用费心思整理表格、查看合同,就可以第一时间合理安排回款跟进工作。


4)合同收支管理


合同收支,根据客户的阐述,类似于我们在项目跟进中的“费控”。但合同的跟进周期相对较短,产生的费用也相对有限,为了清晰的处理好收支的管理,在OA的合同管理应用中,通过全能的数量“关联”能力,业务人员可以第一时间将合同跟进过程中的报销审批流程实现对应的关联,从而快速实现收支的对比计算。


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以上就是知识产权服务企业中较常应用的“合同管理场景”,OA的自定义能力第一次打破线上与线下的合同壁垒,联通多样化的数据串联能力,实现了高效的合同提单、合同跟进、合同收支的有效管控。当然,合同管理在其他类型的企业中,也较为常见,如果有需要的话,就用起来吧!


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