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华域携手eteams打造覆盖500+员工的内部协同管理平台

作者: eteams2020-04-07 17:35
公司概况

沈阳市华域建筑设计有限公司(以下简称:华域),从事各类建筑设计、城市规划、区域规划、工程咨询、技术顾问等多方位专业服务工作。

公司在沈阳、唐山、长春共有3家公司,500+员工。由于员工地域不同加上建筑设计行业涉及的图纸、业务会议、项目、跨部门协作较多,这使得华域在管理的标准化和精细化管理上存在着众多挑战。

为了进一步加强华域内部信息的沟通共享和业务流程的管控,华域借助泛微eteams云OA,打造了覆盖整个企业500+员工的内部协同管理平台。

华域云OA协同管理平台亮点

1套系统覆盖华域3个区域500+员工

1、500+员工共用一套云OA

华域总分公司的地域分散,人员多,架构多,权限层级复杂,如果消息推送或设计内容通过QQ、微信、邮件等方式传达或沟通,都需要先找到相应负责人,有时会询问耗时,查询无门,时间浪费了人也未必能找到,问题也得不到解决。

目前通过在eteams上搭建了统一的企业门户,将员工详细划分了总经办、设计所、方案所、人事行政部、市场部等十几个部门,借助通讯录随时可随时找到相应的协作人员,快速处理企业内事。同时总部也可以了解各个分支机构的运营情况、组织架构人员,下属公司也可以查询集团新闻、公告等内容。

2、多地域考勤,绩效统一管理

华域多组织多地域的特性也给薪酬、绩效、考勤等数据的精确统计和管理带来了挑战,传统模式下员工想查询薪资,法定年假、福利年假、加班转班调休、考勤等信息,仍要去麻烦人事,人事每天疲于应付员工的询问和手动计算考勤和薪酬,工作内容和压力大。

现在通过eteams考勤规则和薪酬规则的灵活设置,实现了3个公司员工的统一考勤管理和薪酬体系,销售业务人员还可以支持移动考勤。员工可随时自助查询转正、薪资、补签到、考勤、绩效等信息。系统自动形成的考勤日汇总表、个人考勤报表、考勤统计表报、考勤明细等也极大的释放了人事手动统计考勤和薪酬的工作压力。

3、设计方案跨部门会签灵活搞定

建筑行业的设计方案通常不仅只有一次的设计评审,跨部门会签、不同设计方案走不同审批流程都是常态。仅依靠纸质化审批,光是找领导一一盖章确认就要耗费大量的人力、时间。不仅效率无法保证,还会影响领导的工作日程,遇到跨组织、跨条线的文件也只能依靠“人工”传输,整个传阅过程无法监督,有效性无法保证,也不知道到底审批到在哪个环节耽误的时间最长。

华域通过云OA系统把线下“纸质表单”搬到线上,按照公司填写内容自定义形成了规范化的电子审批表单,员工可以随时随地发起审批,填写完成后,自动流转给相应负责人,领导出差或在家也能通过移动端处理。对于需要跨部门会签的设计方案,多条件出口的报销等审批也通过高级审批拖拉式的搭建轻松搞定。

4、项目设计进度严格监管

方案设计进度的把控是建筑工程行业的重要环节,特别是设计行业最大的特点就是多个设计项目并发,需求变更频繁,沟通协作多,需要从项目选型、方案讨论确认、设计图纸制作、设计质量保证、工程造价等各环节的进度都要严格把控,还要求设计所、电气、排水、市场等多个跨部门之间的信息必须是及时共享互通,高效协作的。

为了加强跨部门协作和对设计项目进度的把控,华域目前将公司所有的设计方案在项目中进行统一管理,透明化每个设计方案所处阶段、责任人、修改变更记录、沟通协作过程等,领导可以随时根据不足之处给出修改意见或方案、准确获取各个设计项目的阶段进度和工时,督促设计人员的任务完成情况。同时还可以了解到哪个设计师最受欢迎,每个设计方案完成的工时成本和挣值等。

5、业务来龙去脉一目了然

华域业务规模大,产生的工程设计类合同非常的多,这些合同不仅是业绩凭证,还关系到履约时间等情况,如果全靠人工去分类、堆放在档案柜里,时间一长找起来就非常麻烦。同时由于设计部门和营销部门的数据也都是人工分别上报,就导致部门间存在信息孤岛,营销部门难以根据设计部门的精准数据做决策。

为了打通内部数据的流通,华域借助CRM管理实现了从线索的获取、线索转成客户之后对销售行为的全过程跟踪,再到合同签订后数据的统计分析等业务流程的全生命周期管理。与客户签订的方案设计合同、与供应商签订的采购合同等也都电子标准化,公司业绩、应收应付款一目了然。

华域云OA协同管理平台应用价值总结

流程电子化:华域通过eteams搭建了一站式协同云OA办公平台,实现了500位员工的人事行政管理,将公司纸质流程搬移至线上,规范化的同时也节省了流程流转时间。同时通过建立电子合同,随时可查看公司业绩以及收付款。

进度可视化:通过项目、任务管理将每个设计方案都进行了详细的安排和划分,可以准确获取各个阶段进度和工时,随时查询、沟通和修改,加快了企业运转。

员工协作化:通过eteams打通了设计人员、施工人员、管理人员之间的信息通道,让项目、合同、文档、审批流等环环衔接,实现了跨部门扁平化协作,避免了无谓的重复沟通以及纠纷,也发挥了每个员工的最大价值。


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