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客户不在OA系统,怎么参与线上项目协同?

作者: eteams2020-07-09 14:33

项目部同事而言,疫情期间,无法定期到客户现场汇报项目情况,怎么让客户清楚知晓项目进度?涉及需要客户支援的项目任务如何快速执行?


泛微eteams通过添加客户为“外部联系人”,即使没有eteams账号,也可以实现客户与对接项目组的实时协作互通。


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客户在微信收到项目经理分享的“项目信息”,点击确认授权,就可以实时查看项目进展和重要的项目信息,不因疫情耽搁项目进展。


同时客户只需要关注“泛微eteams”服务号,就可以及时接收项目的事项消息提醒,实现内外部协同的真正同步


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但项目管理这个时常被排在需求表第一位的话题,并不是解决内外协同这么简单。


大部分企业在项目管理中,多个甚至是几十个项目并行,每个项目的信息仅靠项目经理Excel表格手工记录和更新,信息不健全、独立、分散和滞后,主要面临问题如下:



  1. 公司领导没有一个工具作为抓手,实时查阅、统计所有项目相关信息

  2. 项目经理通过Excel表格手工记录和维护项目,信息更新滞后,效率低下,信息分散

  3. 每个项目的立项、投标、预算、采购、变更、反馈没有统一的流程管理规范和落地,管理粗放、随意

  4. 项目资料独立分散保存在每个项目经理的电脑上,不利于项目成果的复盘和分享,更容造成项目资料的丢失




泛微eteams云OA项目管理解决方案



线上流程,规范项目全生命周期


(1)可视化流程搭建,提质提效


云OA提供多种流程审批的设置方式,以控件拖动的方式,满足企业固有流程以及个性化流程需求。比如项目立项审批,可以根据项目客户所在地,自动选择匹配区域的项目经理过审


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同时,手机上也可以设置简单的流程,是管理层就出差时的好助手。


(2)多样化流程审批,提高项目执行力


APP、微信服务号、甚至是企业微信,移动多端的审批同步提醒,让管理层可以在路上、开会休息间隙,利用各种碎片化时间快速处理流程。


为确保项目的高执行力,还可以对流程的处理工时、延期、异常等做好预设,避免“意外”情况影响审批进度。


ⅱ 项目一体化管理,支撑多线并行


(1) 项目分解执行,计划清晰


项目通过阶段拆分、具体计划分解,让项目经理、客户、管理层快速掌握整个项目执行计划,多项目同时执行也不怕混乱。搭配甘特图展示方式,项目具体进展,哪些任务已完成、哪些延期都一目了然。


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(2)全员统一平台协作,过程留痕


通过云OA执行项目的过程中,将不通地区的项目人员,甚至是系统外的客户都可以汇聚至一个平台中,执行过程中需要任意人员协助,@即可进入协同中,执行过程中,所有的沟通透明扁平化,无需人工维护,自动留痕。


ⅲ 数据穿透有关联,复盘有依据


(1)信息一键关联,无需人工维护


项目过程中,产生的任务审核、财务报销、资质上报等重要工作信息,一键归总至项目中。无需人工特意维护,即可形成整个项目的执行台账。


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比如项目费控。项目组通过关联 总项目周期产生的所有费用报销可以了解项目资金的使用明细,通过将备用金申请流程与报流程两者数据之间的关联,还可以自动计算出项目剩余资金,所有的数据即可汇总成项目全程的费用台账。


(2)项目信息统一沉淀,有效分享优质项目经验


云OA项目执行过程,除了扁平化透明沟通留痕,执行产生的各类项目资料都完整沉淀,有利于内部员工的持续学习。甚至执行优质的项目还可以成为模板复制成功的项目经验。


(3)多维度数据统计,复盘项目全局


云OA支持自定义的统计能力,帮组合管理者从多重维度调取项目数据,有效支撑项目组复盘工作,总结经验,优化后续项目管理。


通过涵盖项目全生命周期的协同管理,辅助企业提高项目执行能力和项目交付质量,可持续化项目管理,优化项目价值。



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