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内外协同的客户接待,实现从来访申请、招待到报销一体化管控

作者: eteams2020-11-18 11:25

访客接待作为企业重要业务环节,涉及备案申请、行程安排、招待费用报销等流程,需要业务、行政、财务、后勤等不同部门协作。但原始纸质审批、人工询问的访客接待方式让很多企业接待过程繁琐且漫长。


泛微云OA可通过电子化审批流程,帮助企业实现从访客备案、资源协调到招待费用报销全面一体化管理





来访前




接待人员只有将访客信息完整备案,才能方便其他部门有条不紊的安排酒店、用餐、会议室、交通等计划。泛微云OA可以根据企业需求,灵活设置访客接待流程,快速协调企业资源。


1、来访信息提前备案


确认好来访行程后,接待人员将来访者的信息、事由安排、需准备的资源、招待费预算等录入OA系统的“招待申请单”进行备案,相关领导审批通过后即可办理筹备事宜。



2、设置规范化接待标准


为避免招待费用严重超出标准,直接接待费用细化为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型,每个类型都设置标准费用,填写预算时自动计算总额,实现招待成本精细化管控。



3、接待资源在线协调


接待前需要协调的如会议室、酒店、餐厅、车辆等资源,直接联动接待申请表在线预定,自动流转给对应部门办理。办理进展可视化,领导也能进展实时把控重要嘉宾的接待进程,避免遗漏关键环节。






来访中





很多公司为了保障安全,对外来客户的来访有着严格的登记制度,有的甚至需要负责人到门卫处接待确认,程序繁琐,造成大量时间浪费。


1、来访身份验证确认


接待申请通过后自动给门卫处创建一条访客信息,负责人直接将访客记录以短信或二维码的形式外部分发给访客。来访者进入公司时只需向门卫工作人员出示该信息,无需打电话,在OA系统查询中查询确认后即可放行,提高效率。



2、访客行程内外协同


此外,接待负责人还能在企业微信将OA中与来访者相关的住宿安排、会议安排、返程安排等流程或通知信息转发给访客,客户在线确认,让各项行程安排同步,内外高效协同沟通。






来访后





客户接待结束后,接待负责人可直接在泛微云OA的发起报销流程。报销流程关联业务招待费事前申请,报销明细信息联动带出,只需在每项明细后上传好具体费用发票即可。财务可根据对应预算表与实际费用表核账对账,提高报销效率、简化报销流程。



借助泛微云OA标准化的电子流程,可帮助企业快速处理来访和接待事宜,确保客户来访接待工作有计划、规范化、高效化。同时接待费用也实现透明化管控,避免了铺张浪费,有效降低企业接待成本!


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