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案例 | 某装饰工程企业以项目为中心,用云OA实现从项目投标—进度管控—供应商一体化管理

作者: eteams2021-08-10 13:29

湖南某装饰工程企业,集设计、造价、施工及配套工程施工于一体,主要以项目为中心开展业务,一个项目从开始到结束通常需要几个月到几年的时间,涉及公司几乎所有的部门


部门间的高效协作与沟通,数据信息的有效关联协同,以及在此基础上的整合提升是企业在激烈的市场环境中,保证项目高效运转、保障工程利润的关键。



泛微eteams可灵活自定义,满足个性化需求,基于表单流程引擎能力,帮助装饰工程企业搭建内部管理体系,在工装工程、装修建材、工程施工等业务中,实现对投标过程、投标项目进度以及供应商资质准入的一体化管控。


 方案亮点


项目投标管理,打破部门壁垒

投标是企业重要且常用的工作场景,直接与经济效益挂钩,投标申请、投标会议、投标结果审批等工作常常需要工程方案部、商务部、人事部等多部门共同参与。


1)投标立项登记,申请标书


将符合投标标准的项目在系统中登记,方案部制作相关投标文件,各部门根据权限可在线查阅、评估。经批准的投标项目进入投标报名、申请标书等阶段。

2)投标信息汇总,便捷查看


通过表单搭建投标台账,可以对投标状态、进度、中标金额、联系人、保证金等信息实时维护共享,方便成员快速响应;


3)投标关键节点,自动提醒


对于投标过程中的关键节点,如投标开标时间、保证金退还时间等,到期自动提醒,避免成员遗忘造成损失;


投标项目管理,全方位执行管控

从获取投标资格到项目验收,整个项目通常周期很长,在方案文件、商务标书、项目审计等业务过程中产生大量数据,在立项、勘察设计、施工安装、验收等不同阶段有明确的目标及关键信息。


1)项目分解,权责清晰


通过项目管理模块,将投标项目分解为不同阶段,各个阶段的任务拆解成具体事项,通过下发、分配任务,将人与事一一对应,责权划分清晰;

2)项目数据,关联整合


所有审批、合同、收付款、施工日志等数据关联到对应项目,形成以项目为中心的数据汇总;

3)项目进度,追踪提醒


项目信息更新自动推送,项目负责人通过看板随时追踪投标项目进度,并对延期事项进行催办提醒,实现对项目执行的全过程管控;

项目供应商与证件管理

装饰工程项目设计到的材料与设备供应商较多,同时对企业资质有严格的规定要求,相关证件直接影响到项目的合法性。


1)固定流程,严格管理供应商


设置合作单位相关的审批流程,规范材料供应商与分包的准入标准,严格按照固定流程审批及后期评估,对达标与不达标供应商统一在线管理,确保供应商和分包质量;

基于eteams表单流程引擎,零代码搭建「合作单位信息管理」应用,将供应商、分包、施工班组等在内的合作单位信息电子化,方便审批查验;

2)证件在线维护,到期自动提醒


在业务表单中搭建企业内部证件信息录入表,对人员证件、公司资质等重要信息进行电子化维护,实现证照责任人管理;

同时可以设置到期提醒,快年审或快到期的证件系统会自动推送信息提醒责任人处理;

提升项目组综合办公能力

项目组异地申请审批事务繁多,线下审批流程耗时久,纸质文档、工作记录保存困难。


1)在线审批,提升办公效率


所有日常审批,通过审批流程全程电子化,项目组成员在线提交申请,流程自动流转至项目经理与总部相应审批人,规范办公流程的同时,提升办公效率;

2)文件归档保存,项目经验沉淀


项目投标文档、合同、施工文档、验收报告等文件关联上传,可形成项目知识地图,形成宝贵项目经验,供内部人员查阅参考,沉淀为企业自己的资料库。

小结


借助泛微eteams流程引擎,提升该企业内部综合办公能力,形成以项目为中心,可跨区域、跨部门、跨组织的协同办公平台,提升企业内外部的有效沟通与协作能力。



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