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会议很多,会议室太难订?指南已备好,来收

作者: eteams2021-12-20 10:01

一到年底,大大小小的会议接踵而来,会议室的预定也越来越难,好不容易预定了会议室,结果发现已被占用;到了自己预约的时间,但上一个会还没结束;会议开始了,人没来几个……


为了帮助企业高效利用会议室资源,提高会议效率,泛微eteams推出会议室管理方案,通过「会议管理」+「日程安排」,智能管理会议室预定、使用、维护、会议通知、查询、签到、提醒、监控全过程



泛微云OA高效会议室管理指南



01

会前预定、通知,一步到位

泛微云OA会议管理,将会议室情况、人员日程安排等信息全部聚集,通过企业微信、App、微信公众号、网页等多端口,可随时随地快速预约会议室,减少不必要的对接和麻烦。


1)会议室使用情况实时了解


通过查看会议室使用情况,可清晰了解哪些会议室正在使用,会议几点结束,对于未使用的会议室,点击即可快速预定,无需反复跑会议室确认


点击体验便捷预定会议室


2)会议室使用防冲突


会议多,会议室不够,预定的时候难免会冲突。通过泛微云OA「会议管理」-“新建会议”,如选择的会议室已被占用,系统会进行冲突提醒,方便组织者提前调整会议时间及会议室



3)参会人员日程防冲突


遇到重要会议,不知道领导们的时间?通过系统新建会议,如遇时间冲突,系统自动提醒冲突人员日程安排,再也不用逐个打电话询问什么时候有时间


4)会议议题提前告知


会议相关的议题、纲要材料、讨论分组、会场座位等可在会议中上传和关联,无需多次转发保存,参与人可提前准备议题相关事项,避免会中跑偏




02

会议查询、提醒、签到,快速更省心


1)一键查询


年底会议多,很多时候,不记得自己有哪些会议。临近会议开始,才知道要开会,不仅容易打乱自己原有的计划,且会议前准备不充分,会议效率也会受影响。


通过「会议管理」-“查询会议”,即可看到所有会议安排。当会议过多时,可按今天、本周、本月进行筛选,清晰了解自己需参加的会议,提前安排相关工作。



2)智能提醒


新建会议时,可设置会议提醒,临近会议开始、结束前,系统会通过多端口自动提醒所有参会人,避免开会迟到,会后拖延。



3)扫码签到


根据会议地点,可设置签到地点和偏差范围,到会议现场后,参会人员直接扫描二维码就可快速签到,签到情况自动统计,谁到谁未到一目了然。



4)会议监控


对于未参加的会议,管理者可根据会议类型、会议人员等不同维度进行监控,并按需设置会议查看、删除、取消、变更等权限,全面掌控会议详情。




03

会议室维护,提升使用效率

会议室预定难,经常会出现提前一周把会议室全部预定、明明是10个人的会议却预定了30人的会议室或者干脆不预定直接占用的情况,不仅容易造成部门间的矛盾,会议室管理也越来越乱。


在泛微eteams中,会议室管理者可提前将会议室设备、图片、可容纳人数等会议室信息录入,会议预定者可按需选择不同会议室。同时,设置会议人数检测、会议室最大可预约时长等,规范会议室使用,提高开会效率。




总结

通过泛微eteams会议管理及日程安排应用,企业可便捷预定会议室、避免会议冲突、及时传达会议信息,帮助企业规范会议室使用,合理管控会议室资源,降低沟通成本,提升开会质量。


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