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泛微用人事花名册为华数集团打造人事信息大全:智能记录、查询便捷

作者: eteams2021-12-23 15:59
摘要

华数集团作为泛微合作了十余年的老客户,转变数据管理方式、提升信息共享效率是其实现智能办公的重要目标之一…


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作为一个大型国有文化传媒产业集团,华数集团的业务遍布全国,旗下职能部门和子公司众多,庞大的员工规模让原本分散的人事信息,统一难、录入慢、共享难:


华数集团原本独立的HR系统不能和OA系统集成,一套数据重复录入多个系统,占用人力又耗费时间;

员工入、转、调、离信息依靠人工录入更新,不仅填报耗时,数据准确性也无从查证…


现在,泛微OA将华数集团的所有员工信息统一到一套系统,让员工相关信息从入职开始自动储存、更新、统计,逐步构建起一套人事信息大全,全程一次录入、自动更新、便捷查询。

  

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(华数人事花名册基本运营思路)


一、华数集团人事花名册管理实施亮点

1、人事花名册卡片汇总信息形成员工画像

华数集团组织规模庞大,员工数量多,很容易出现各类人事材料堆积如山,需要用了又找不到的现象,以至于人事工作繁琐,上层领导很难实时了解团队人事结构。


泛微通过人事花名册卡片为华数集团建立员工个人电子档案库,一张卡片汇总工号、工龄、工作经验、入职信息、绩效情况等所有职场信息,清晰呈现员工个人画像。


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(点击查看大图:员工信息集中管理)


人事信息安全、高效共享

提高信息使用效率的同时必须要保障员工信息的安全性。


泛微以华数集团的组织架构为基础,分区域、分职能、分权限的查阅人事信息。


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(点击查看大图)


比如普通员工只能查看自己的人事卡片、各区域领导只能查看本区域人事信息等等,操作方便,轻松管理。


【小结】:人事信息集中汇总,依权限使用。不仅帮人事专员解决了数据反复录入的麻烦,还能让华数集团的人事信息在各职能权限范围内有效使用,帮助管理层全面了解团队人事结构。


2、入、转、调、离信息自动储存、同步更新


在传统管理模式下,人事专员每个月都有大批的新员工信息要重复录入多个系统。


出现员工调、转、离现象还要一个个去维护档案,机械化的工作不仅耗时,单凭人工填报,信息准确性也很难保证。


华数集团上下所有人事信息想要实现条理化、高效化的管理,必须要从流程电子化入手,通过OA系统智能管理信息、记录异动、高效更新,将人事工作从数据录入中解放出来。


新员工入职自动创建基本信息档案

新员工入职流程审批通过后,OA系统会自动把员工相关的入职材料录入人事花名册卡片,比如合同、学历、身份证号、家庭住址等信息,无需反复填报,信息准确、执行高效。


智能预警,规避风险

泛微人事花名册可以提供灵活的到期提醒、超期预警功能。这个月哪些员工的合同到期了要续签、有多少员工要办理转正、部门编制人数是否上限?


OA系统会根据花名册记录的时间、预设的部门人数限额,在到期前,提前提醒或自动触发生日祝福/转正/续签流程。


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(横屏查看效果更佳:转正提醒-合同提醒-编制上限提醒)


一旦出现超期未处理、人数超额现象,OA系统会自动红色预警,方便识别,督促办理进度,有效防范法律风险。


人事变动信息自动更新、变动留痕

针对华数集团组织规模大、数据管理难的特征,泛微为华数集团搭建的流程化的审批环境,让数据互通、变动留痕。


一旦组织内发生员工调岗、离职或者退休,只要流程审批一通过,变动的信息(如:岗位、职位等级或者状态等)就会同步在花名册里更新出来,无需人工填写,省时高效。


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(横屏查看效果更佳:提交流程-信息更新-形成记录)


【小结】:员工信息自动填、同步更、智能提醒、变更留痕,从数据管理开始大大提升华数集团的人事管理效率。


3、人事报表随时查,团队人事状况一目了然


一份清晰的人事报表是管理层了解组织人事架构的重要依据。


以前想要一份人事报表必须由人事专员从多个excel表格中去手工汇总,入职转正的有多少人、各部门人数对比、年龄比例等等,一项盘点下来,光是统计就耗费了大量时间和精力。


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(横屏查看效果更佳)


泛微OA为华数集团提供的多维度报表,通过强大的数据统计能力,实时生成各类人事报表,清晰呈现人事数据,不仅方便领导查看,还大大提升了人事数据管理效率。


【小结】:报表是领导层重要的决策依据,泛微OA数据智能统计功能让报表更准确、更清晰、更高效。


二、华数集团人事花名册管理实施价值

人事花名册是企业团队管理的重要工具,电子化、智能化的管理方式让华数集团的人事管理工作从繁琐的数据中解放出来,保证人事工作效率、提高人事信息共享度、支撑上层管理决策。

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