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企业微信+泛微云OA采购管理:内外互联,合规透明

作者: eteams2022-05-20 10:30

采购作为企业经营管理的重要职能,关系着企业的成本及利润,降本增效一直是企业采购的优化方向。


但采购既涉及外部供应商管理、合同管理,又涉及内部采购申请、验收、付款等多个环节,在采购管理中常常面临以下难题:


  • 采购需求急、流程繁琐,效率低;

  • 采购过程信息不透明、质量难保证;

  • 采购文件签署多、来回快递周期长;

  • 采购监控不到位,进程无法实时了解;

  • ……


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泛微eteams基于企业采购管理需求,连通企业微信,借助eteams强大的审批流程引擎+表单设计能力,融合电子签功能,为企业零代码搭建涵盖采购申请、招标、合同、付款、在线签署、入库、领用、统计全过程的采购管理应用。



01

建立统一的物资数据库

通过泛微eteams「业务表单」,搭建“电子名片”,统一管理企业所有物资的定价、品牌、数量等信息,对于有条形码的物品编号,可直接通过移动端扫码录入,便捷高效。


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所有物资可设置库存预警值,当库存不足时,自动提醒相关人员进行采购,无需手动清点库存。

应用场景

电子器件是企业生产的原材料之一,因为消耗大,很容易出现库存不足,影响生产进程。因此在物资数据库中,设置电子器件预警提醒,当库存数量在0-1000之间时,系统自动提醒采购。



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02

规范采购需求申请

通过泛微eteams「审批流程」,灵活搭建采购需求申请表,需求部门可在企业微信上随时随地发起申请,自动流转至相关领导审批确认,避免需求提交乱、不规范。


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03

采购招标信息多维度触达

当需要采购时,可直接在供应商信息库中选择合适的供应商,邀请投标进行报价。


也可通过企业微信客户朋友圈公开或定向发布招采信息,整合内外部资源,实现采购招标内外协同管理。


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04

采购合同线上签署

过去,合同签字、用印一直是卡在合同电子化管理路上的最后一环,线下签署周期长。


现在,泛微云OA引入电子签章的技术能力。合同审批完成后,直接在线完成签署。签好后无需邮寄,通过企业微信,将采购合同发送给供应商负责人,对方填写对应授权码,在手机上就能快速完成合同的签订,大大缩短签署周期。


同时,所有签署合同自动形成台账,方便跟踪和查询合同的信息及合同的履约情况。


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05

采购付款内外协同

基于泛微云OA与企业微信的无缝集成,可将审批配置在企业微信聊天栏。


当企业付款审批需要与供应商协商拟定或确认时,直接通过企业微信将内部付款流程发送给供应商确认,实现合同执行人、财务、外部供应商全面协同。


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06

采购入库,明细数据自动填充

采购物品到货后,由采购负责人验收成品并提交入库申请流程,关联之前的采购合同,采购物资名称、型号等数据自动填充,无需再次录入,快速验收入库。


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07

采购领用,库存自动更新

物资入库后,生产部门根据需求,提交领用申请。通过规则库,领用后,物资库存自动更新。且所有物资的领用时间及数量,系统自动记录,并关联在物资信息中,可随时随地查询、溯源,轻松管理所有物资领用情况。


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08

采购数据多维统计

系统自动统计物料、需求、合同、费用等多维采购数据,以可视化图表形式展现,也可以自定义统计分析报表,为采购价格优化、成本控制、管理决策提供数据参考。


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总结

泛微云OA内外协同的采购管理平台,以企业微信作为移动办公入口,以流程驱动采购各环节,过程规范透明。通过企业微信,打通内外,将供应商纳入到系统中,高效协同,帮助企业有效降低采购成本、控制采购风险、提升采购效率。


tips:如何在企业微信中使用采购管理应用

 1.点击登录泛微eteams,快速构建「采购管理」应用(表单设计、流程流转设置等,请至PC端构建您专属的应用)

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2.打开企业微信,扫描下方二维码,添加授权「泛微eteams表单流程」应用,打开应用,即可开启内外协同的采购管理

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