• EN

别加班核对了,这些数据,用动作流就能自动更新、校验

作者: eteams2022-09-23 09:30

工作中有很多数据需要记录、统计,但很多时候信息传递不及时,或数据记录有遗漏,很容易造成数据汇总慢、统计不准确,需要重新花时间精力去检查、核对。


其实,我们完全可以通过泛微eteams动作流,实现数据自动更新、创建、校验、删除、归档、提醒


泛微eteams动作流用于管理审批表、业务表单、项目、合同、日程、订单、客户等模块之间的数据联动。可在审批设置和业务表单中的规则库中新建规则,接下来,我们就来看看,各类型规则的应用场景。



场景一:更新数据

根据物资出库和入库数量

自动更新库存

先来看实现效果:


图片

点击新建规则


实现库存自动更新,首先需要搭建「入库申请表」、「出库申请表」,并将“物资”关联「物资信息表」,这样在触发规则时,系统才能根据关联表单数据去更新对应的字段。


操作时,会触发规则的表,称为来源表。

规则执行时,需要变更数据的表,称为目标表。

比如:根据“入库申请”来更新“物资库存”,那「入库申请表」就是来源表,「物资信息表」就是目标表。


接下来新建4个规则:

1.加入库数量:物资信息表中的库存+入库单中的入库数量

2.减出库数量:物资信息表中的库存-出库单中的出库数量

3.加出库数量:物资信息表中的库存+出库单中的出库数量

4.减入库数量:物资信息表中的库存-入库单中的入库数量


其中,1和2用于数据正常提交,3和4用于数据变更,比如被退回或删除。


图片


最后在来源表中,设置好触发方式、节点及需要触发的规则。


除了变更库存数量外,也可更新其他信息,比如调岗申请通过后,调岗人员信息自动变更;到货流程通过后,对应采购申请单中的物资状态自动变为已到货。根据领用或归还审批,自动变更办公资产使用状态



场景二:提醒消息

物资库存数量低于某值时

自动提醒库存不足

在物资进销存管理中,除了通过eteams规则库实现自动变更库存,还能实现库存不足时自动提醒,物资管理人员不用手动盘点,也能实时知晓哪些物资库存不足,及时补充。


新建规则:

规则类型选择“提醒消息”,数据来源表为「物资信息表」,设置对应的提醒人及提醒内容。

设置触发规则:

在「物资信息表」中设置预警提醒,设定库存预警区间,比如当指定物资的库存低于某值时,触发提醒规则,立即提醒


图片


当然,我们也可以设置超库存提醒,或者超归还日期提醒等,避免事项遗忘



场景三:创建数据

立项审批通过后

自动创建项目

项目立项审批流程通过后,自动创建一个项目,并将项目的负责人、参与人、项目名称、项目描述等同步到新建的项目里。


实现方案:

1.按需搭建「立项申请表」,并配置审批流程。

2.新建规则:规则类型选择“创建数据”,数据目标表选择「项目」模块,来源表选择「立项申请表」,并将来源表中的负责人、参与人等字段与目标表中的字段对应

图片

3.在流程中设置触发规则:当流程审批通过,到达结束节点时,触发项目创建规则。

4.规则触发后,自动按照对应关系将来源表中的数据同步到目标表中。


通过创建数据规则,也可实现外部客户提交售后表单自动创建内部工单审批,无需客服整理,再重复提交。



场景四:校验数据

当报销超过剩余预算时

无法提交审批

当部门员工提交报销流程时,如果部门的剩余预算少于报销金额,则不能提交,且提醒预算不足。


实现方案:

1.搭建「部门预算表」、「费用报销审批」,审批表单中的费用类型关联部门预算表,剩余预算根据费用类型自动带出。

2.新建规则:规则类型选择“校验数据”,数据来源表为「费用报销审批」,校验方式选择普通规则,校验内容为“报销金额”≤“剩余预算”,如不满足出现提示语。

图片

规则中默认:执行规则失败时不能提交数据。如允许提交,可打开按钮。

3.在流程中设置触发规则。

4.当员工填写报销时,如果报销金额超过剩余预算,则无法提交。


图片

校验规则触发效果


通过校验数据规则,也可实现员工提交休年假申请时,如果休假天数>剩余年假天数,自动提示剩余年假不足



场景五:删除数据

物资调拨审批完成后

原物资信息自动删除

为实时了解在库物资状态,公司希望物资调拨审批完成后,物资信息表中调拨的物资信息自动删除。


实现方案:

1.搭建「在库物资信息表」和「调拨物资审批」,审批表单中的“调拨物资”关联「在库物资信息表」数据。

2.新建规则:规则类型选择“删除数据”,数据来源表为「调拨物资审批」,数据目标表为「在库物资信息表」,控件选择“调拨物资”。

3.设置触发规则。

4.当物资调拨审批完成后,物资信息表中调拨的物资信息自动删除。


图片

删除规则触发效果



场景六:附件归档

财务报销后

电子发票自动整理归档

为实现电子发票的有序化管理,查看更便捷高效。公司需要将不同报销人的电子发票,分类归档到知识文档的指定文件夹中保存,并以报销人的名称命名文件夹。


实现方案:

1.根据实际需求搭建「费用报销」表单及流程。

2.新建规则:规则类型选择“附件归档”,数据来源表为「费用报销」,将附件归档到知识文档财务部文件中,并开启自动创建文件夹,自定义文件夹名称为“费用承担人”。

图片

3.在报销申请单中设置触发规则。


通过附件归档规则,也可实现其他的附件,如合同、报价、订单等自动归档



以上就是我们今天分享的动作流使用场景,大家赶快来试试吧,点击登录体验,让数据更新、汇总更及时、准确、简单。

download log in Free to enable

Scan with WeChat to register and install

在线咨询
  • WeChat Service Group

    另存
  • Pre-sales service consultant

    另存
  • QQ group

    413040701

    Join

Follow us

021-50388680

sales@eteams.cn

live broadcast