【年终盘点】行政人员笑醒系列,年会还能这么筹备?

作者: eteams2018-12-06 10:00

上周我们盘点了年终的业绩回款,话题略显沉重。今天我们聊一些轻松愉快的话题。

年底了,一年一度的企业狂欢节也不远了,全体员工翘首以盼的年会悄然而至。那么问题来了:

如何办一场来了就不会失望的年会?

年会场地订不到?

调度成百上千的员工怎么办?

外地员工住宿怎么安排?

现场交通问题?

……

把这一切安排好,你只差一个泛微eteams了~


年会项目看板,让工作具体有形化

筹备长周期、多部门协作的年会活动,从一个清晰的年会项目计划开始。建立年会项目,安排好具体的细节工作、掌握推进节奏、部署好参与人员,一键共享,同步告知老板进展

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在年会的项目看板中,行政就可以轻松管理涵盖整个筹备周期中的所有小细节事项,一来避免了工作遗漏造成的成效影响,二来,项目制的年会管理,老板也可以整体了解进展,对于费用审批等也可以比较好的推进。

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并且,对于这种一年一度的活动,如果一次执行有效,直接形成项目模板,来年可以直接使用,省事不少~

下面我们看看,关于年会的细节事项,eteams在其中的巨大能量。


年会场地订不到怎么办?

好的年会场地是成功的一半,每一个行政人员每年这个时候都在争分夺秒的“抢”场地,只有“趁早”才是真理。

但是年终尾牙,要做的事这么多,一不小心就耽误了现场看址的行程。

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不防试试eteams贴心的日程吧。预先和场地供应商确认好时间,提前设置好日程安排,随行工作人员一键添加,自动为对方生成日程提醒~


全员事项调度,一键确认

年会需要调度配合的是一群各有各工作的大忙人,群里发了年会时间、地址的通知,一忙就被错过了,很难保证全员确实收到通知,一 一私信确认,也是又麻烦又无奈。

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但是通过eteams的事项流程确认,高效很多。

我们对年会通知发起审批,设置审批类型为全员确认,这样一来,员工会收到各端口的审批提醒,即使当时没处理,在你的“审批”以及首页门户“未完成事项”中郝然陈列,对于发起人来说,谁没确认也清晰管理,双方面推动年会工作。


多区域员工,住行安排

年会一旦涉及到分子公司时,又是一件头疼的事,全国各地兴致勃勃“回家过年”,但是,安排好他们的住行,对接这么多人,工作量庞大且繁琐。

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但是好消息!这些事其实只要一张数据上报的表单就可以了。

通过自定义表单,设置好住宿安排的所需元素项,比如是住宿时间段、身份证号等信息,外地员工根据系统提醒,自主填写上报相关数据信息,系统自动汇总,再也不用行政小姐姐操心核对,普天同庆~


现场签到,该放弃纸和笔啦

最后说一说最具仪式感的现场签到问题。传统的签到台,确认到场人员,以及重要的来宾出席情况,没有3-5个工作人员控场,恐怕现场会失控。

但是移动互联网时代,我们也该换个方式签到了。

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电子签到表单转化成二维码,置于现场,所有到场人员通过手机扫码在线签到,签到信息,系统自动汇总,即使想要查看重要来宾的出席情况,一键搜索即可,不用在洋洋洒洒的名录里找半天,高效、环保,今年的年会赶紧用起来吧~


好了,今天的年终盘点之——年会,分享就到这里结束啦,希望这些小建议能给我们的行政人员带来大的工作改善~

年终盘点系列还没有结束,将陪伴大家走完2018年~敬请关注~


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