企业大小项目用泛微云OA精细管理:降成本,控进度!

作者: eteams2020-06-19 13:48

每个企业在工作推进过程中都有大大小小的项目,小到部门会议,大到产品研发、建筑施工等。不同的项目管理起来总会遇到各式各样的困难:进度不好把控、成本不好管控.....

借助泛微云OA进行线上全过程的管理,实现从项目立项-->规划-->执行-->总结进行全流程精细化管理,帮助企业全方位降低项目成本、提高项目执行效率等。跟着小编进一步深入了解线上项目全过程管理方法吧!


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项目立项管理


一个项目,在推进之前就应该明确项目目标与计划,避免后续重复返工。借助泛微云OA系统,你可以在项目初期就多方位对项目进行立项评估,包括:流程化的项目立项审批,可行性分析等,将立项工作标准化、规范化。


1)立项文档整理


整理项目立项资料时,是否毫无方向?借助【知识文档】应用,快速检索企业内同类项目立项文档进行参考,思路立马在线。


2)立项申请


接着,通过立项申请审批,将项目目标、任务、费用等具体化,多人在线审批确认,为后续提供依据,帮助更规范进行后续项目的推进。

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3)可行性分析


通过分析各类调研数据和信息,整体评估项目风险等真实情况,并结合内部其他信息,对项目可执行情况进行整体评估。

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 项目执行管理


泛微云OA在项目执行过程中,对人员、工作成果等进行全面一体化的线上管理。既提高了线上员工协作效率,还能保证项目高效推进。


1)立项后自动创建项目


立项审批通过之后,借助规则库,根据设置好的项目信息,自动创建项目,简便工作的同时杜绝人为干预修改等。

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2)项目分解,责任到人


针对项目情况,以时间维度,将每个人员的任务明确下来,并说明具体开始及完成时间,方便工作的推进。

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3)实时在线沟通


项目过程中,项目组成员可以通过多种方式在线开启高效协作,沟通记录自动保存,避免扯皮事件的发生。


例如,就某个任务,事项中快速反馈,并@到具体人员处理;

例如,你也可以一键创建事项群聊,多人快速在线沟通交流;

例如,共享项目给外部人员,实时同步项目进展,方便企业内外协作;

例如,开启线上视频语音会议,异地人员也可以开启线上会议快速沟通;


4)项目进度反馈


通过项目甘特图,项目总负责人可以快速了解项目推进进度。对延期比较严重的任务及时提醒,保障项目推进进度。

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5)项目变更


项目重要事项变更申请,实现项目变更风险管控,同时项目重大事项的信息共享通知,以便相关部门人员作出应对准备。

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项目成本管理


项目推进过程中,除了基本的项目进度需要保障,此外,还需要额外注重各个任务完成质量和消耗成本问题。泛微云OA提供以项目为维度的统计,并以流程的方式进行成本、质量的管控。


1)项目成本管控


在立项通过之后,对预设好的项目预算,通过规则库自动创建对应项目预算数据表。并在后续费用报销中,同步展示到相关项目中,自动变更预算剩余数据。

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预算不足时,系统自动提醒并不予提交报销申请,建立全面的成本管控体系。


2)人工成本管控


除了相关物料采购等项目费用,对项目中的人工工时合理统计,有效控制人工成本。

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3)任务质量管控


对项目中不同的任务类型,都可以灵活设置任务完成审批流程,由专人逐一确认任务完成质量情况。

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项目总结


项目交付、项目收到款项并不是不是项目的结束。如何把项目经验留存,帮助后续更高效、高质量的推进才是重中之重。

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云OA把项目推进过程中的所有文档资料、审批、推进过程等全部保存在系统里。后续随时可以查找复盘。

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【结语】


泛微云OA项目应用,集任务、文档、审批等功能于一体,灵活自定义适应各类企业项目管理需求。在规范管理的同时,让项目轻松高效推进:


1. 规范项目立项流程,明确项目目标,降低项目风险;

2. 任务责任到人,项目执行高效,进度易把控,信息透明;

3. 多方位管控项目、人员等成本,还被最终项目成果负责,保质保量。

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