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拒绝“瞎”开会,“打工人”必备的高效开会指南来啦!

作者: eteams2020-11-02 15:54

作为打工人,开会是避不开的。特别是临近年终的Q4,营销业绩冲刺会、项目推进会、决策会、协调会...大会小会不断。

 
但会议时间冲突、临到开会找不到会议室,漫步目的跑题交流,跨组织/区域开会难、会后任务执行脱节...我们一边埋怨着会议的冗长无效,一边似乎也无计可施。拒绝“”开会,泛微云OA联动企业微信的内外协同高效会议指南来啦!


1、会议室多端口在线预订
泛微云OA支持电脑、手机、网页多端协同一键在线预订会议室,并可按日、周、月角度查会议室的使用情况,各会议室的容纳人数、设备等参数,搭配时间段冲突自动提醒,无需反复跑行政就能轻松搞定会议室,避免临到开会找不到合适办公室的尴尬。


2、会议纲要议程提前告知
会议相关的议程、纲要材料、讨论分组、会场座位等可在会议日程中上传和关联,参与人点击即可打开,省却文印成本,也可提前熟悉和准备,避免议题跑偏。会议还支持参与人日程回执、同时间段参与人日程冲突提醒、会议前自动推送参会提醒,让会议通知高效且毫不费力。


3、日历直观呈现会议安排
会议日程预定好后自动同步日历,员工能清楚直观的了解最近时间段需要参加的会议情况。同时在会议日历中,除了可以查看会议日程外还可以直接预定会议,上级也能通过组织列表查看下属的月会议情况,合理安排其他会议时间。


4、会议现场二维码、定位签到
年度会议、项目动员会等可能有数百上千人参与,泛微eteams会议管理系统还支持会议现场参会员工手机扫码签到或定位签到,精简签到流程。到会情况自动统计,签到列表快速查询,谁到谁未到一目了然,有效保证参会率。


5、支持远程电话、视频会议
泛微eteams已与企业微信全面无缝打通借助企业微信不用高大上的网络会议设备即可轻松发起跨区域、跨组织的电话会议、视频会议。并支持通过微信邀请外部客户、供应商、合作商等参与企业招商会、碰头会等,节省人员差旅成本。


6、会议表决评议在线投票
会议中涉及表决投票的,可提前通过表单建模将表决项输入系统,参会人直接在会中针对议题中实时录入投票数据,投票结果实时统计,透明又高效,让会议时间有效缩短。


7、会议任务派发不脱节
高效会议举办后,日程下直接在线编辑、推送会议纪要,派发和沟通任务内容。并支持将会议日程一键转成任务,明确责任人、完成时间等,负责人在线跟踪督办任务执行情况,助力会议后工作不脱节。


8、会议任务执行内外协同
泛微eteams任务应用也与企业微信、微信全面打通,会议中派发下来的任务有需要企业外部客户、伙伴参与的,直接将其添加外部共享人。外部人员微信授权登陆即可同步接收任务反馈,快速沟通执行问题,让内外协同更智能,任务执行更高效。


>>>小结

综合来说,泛微eteams内外协同的会议管理已经形成了从会议室管理、会议预定、现场签到、远程会议、表决投票、会后任务督办执行一体化的应用体系,让企业有效节省开会成本,缩短开会时间,避免无效会议!


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